电子账簿保存法与数字化——电子交易数据保存的实务应对
通过邮件收到的发票、网购的收据——这类“电子交易”数据,已被义务化须依电子账簿保存法保存。面向“看起来很难”“不确定自家是否合规”的您,我们浅显地梳理规则与具体应对步骤。
阅读本文您将了解
- 电子账簿保存法的3个区分(哪个是义务?)
- 属于“电子交易”的具体示例
- 须满足的2个要件(真实性、可视性)
- 中小企业可立即着手的实务步骤
01电子账簿保存法的3个区分
电子账簿保存法,是规定以电子方式保存账簿、凭证的法律。大致分为3个区分,应对的必要与否各异。先把握“哪个是义务”。
| 区分 | 内容 | 应对 |
|---|---|---|
| ① 电子账簿等保存 | 将会计软件所制账簿等以数据保存 | 任意 |
| ② 扫描保存 | 将纸质发票等扫描后保存 | 任意 |
| ③ 电子交易数据保存 | 将经邮件等收到的数据保存 | 义务 |
要点
3个区分中,任意的是①与②。仅③“电子交易数据保存”为义务。请优先应对此项。
02属于“电子交易”的具体示例
“电子交易”指以电子方式往来的发票、收据、订单等。以下情形属之。
- 作为邮件附件收到的发票、收据(PDF等)
- 网购的购买记录、收据(从网页界面下载者)
- 信用卡或支付App的使用明细(以电子方式接收者)
- 通过云服务或EDI往来的交易数据
注意
“把电子收到的打印成纸保管即可”的认识是错误的。以电子方式收到者,原则上须保持电子数据、依要件保存。不少业者在此误解。
03须满足的2个要件
电子交易数据的保存,大致有“确保真实性”与“确保可视性”两个要件。
| 要件 | 含义 | 满足方式示例 |
|---|---|---|
| 真实性 | 未被篡改 | 时间戳、保留订正删除记录的系统、整备事务处理规程 |
| 可视性 | 能迅速检索 | 可按日期、金额、交易方检索 |
中小企业可通过使用合规的云服务,或在公司内整备“事务处理规程”,较为简单地满足要件。
04中小企业可立即着手的实务步骤
- 清点以电子交易收到的凭证(邮件、网页、支付App、EDI等)
- 定好保存位置与文件名规则(例:“日期_交易方名_金额”)
- 整备可检索的机制(活用会计软件、专用凭证保存服务)
- 整备防篡改的“事务处理规程”(已公布模板)
- 在负责人之间共享规则,持续运用
要点
使用云会计软件或专用凭证保存服务,许多可自动满足检索要件与防篡改,大幅减轻工时。与其硬用手工文件夹管理,不如交给工具更为现实。
关于打造契合自家的保存机制,以及与云会计的联动,欢迎咨询Aquamarine 咨询集团。我们将以不勉强的方式,提出可靠的应对方案。
总结
电子账簿保存法的3个区分中,义务的仅“③电子交易数据保存”。请优先应对。
经邮件附件或网页收到的发票、收据,原则上应保持数据保存,而非打印。
请整备满足“真实性(防篡改)”与“可视性(检索)”两要件的机制。
使用云工具,许多可自动满足要件,比手工更现实。欢迎咨询。
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参考来源
本文基于发布时的信息撰写。相关制度今后可能变更。做出个别判断时,请务必咨询专业人士。
