Luật lưu trữ sổ sách điện tử & DX — xử lý dữ liệu giao dịch điện tử
Hóa đơn nhận qua email hay biên lai mua sắm trực tuyến — dữ liệu “giao dịch điện tử” này bắt buộc phải lưu theo Luật lưu trữ sổ sách điện tử. Cho những ai thấy “có vẻ khó” hay “lo không rõ mình có tuân thủ chưa”, chúng tôi sắp xếp quy tắc và quy trình ứng phó cụ thể một cách dễ hiểu.
- 3 phân loại của Luật (cái nào là bắt buộc?)
- Ví dụ cụ thể thuộc “giao dịch điện tử”
- 2 yêu cầu phải đáp ứng (tính xác thực, tính hiển thị)
- Quy trình ứng phó doanh nghiệp nhỏ làm ngay được
013 phân loại của Luật lưu trữ sổ sách điện tử
Luật lưu trữ sổ sách điện tử quy định quy tắc lưu sổ sách, chứng từ dưới dạng điện tử. Có 3 phân loại lớn, mức cần ứng phó khác nhau. Trước hết hãy nắm “cái nào là bắt buộc”.
| Phân loại | Nội dung | Ứng phó |
|---|---|---|
| ① Lưu sổ sách điện tử... | Lưu dữ liệu sổ sách... do phần mềm kế toán tạo | Tùy chọn |
| ② Lưu bằng máy quét | Quét hóa đơn giấy... rồi lưu | Tùy chọn |
| ③ Lưu dữ liệu giao dịch điện tử | Lưu dữ liệu nhận qua email... | Bắt buộc |
02Ví dụ cụ thể thuộc “giao dịch điện tử”
“Giao dịch điện tử” chỉ việc trao đổi hóa đơn, biên lai, đơn đặt hàng... bằng phương thức điện tử. Những thứ sau thuộc diện này.
- Hóa đơn, biên lai đến dưới dạng đính kèm email (PDF...)
- Lịch sử mua, biên lai của mua sắm trực tuyến (tải từ màn hình web)
- Sao kê sử dụng thẻ tín dụng hay app thanh toán (nhận dưới dạng điện tử)
- Dữ liệu giao dịch trao đổi qua dịch vụ đám mây hay EDI
032 yêu cầu phải đáp ứng
Việc lưu dữ liệu giao dịch điện tử có 2 yêu cầu lớn: “bảo đảm tính xác thực” và “bảo đảm tính hiển thị (tìm được)”.
| Yêu cầu | Ý nghĩa | Ví dụ cách đáp ứng |
|---|---|---|
| Tính xác thực | Không bị sửa đổi | Dấu thời gian, hệ thống lưu lịch sử sửa/xóa, hoàn thiện quy chế xử lý nghiệp vụ |
| Tính hiển thị | Tìm ra được ngay | Cho phép tìm theo ngày, số tiền, đối tác |
Doanh nghiệp nhỏ có thể đáp ứng yêu cầu tương đối đơn giản bằng cách dùng dịch vụ đám mây tương thích, hoặc hoàn thiện “quy chế xử lý nghiệp vụ” nội bộ.
04Quy trình ứng phó doanh nghiệp nhỏ làm ngay được
- Rà soát các chứng từ nhận qua giao dịch điện tử (email, web, app thanh toán, EDI...)
- Định quy tắc nơi lưu và tên tệp (ví dụ: “ngày_tên đối tác_số tiền”)
- Hoàn thiện cơ chế tìm kiếm (dùng phần mềm kế toán, dịch vụ lưu chứng từ chuyên dụng)
- Hoàn thiện “quy chế xử lý nghiệp vụ” chống sửa đổi (đã có mẫu công bố)
- Chia sẻ quy tắc giữa những người phụ trách và duy trì vận hành
Về việc xây cơ chế lưu trữ phù hợp công ty mình và liên kết với kế toán đám mây, hãy tư vấn Aquamarine Consulting Group. Chúng tôi đề xuất cách ứng phó chắc chắn, không quá sức.
Tóm tắt
Trong 3 phân loại của Luật, chỉ “③ lưu dữ liệu giao dịch điện tử” là bắt buộc. Hãy ưu tiên trước hết.
Hóa đơn, biên lai nhận qua email hay web thì lưu dưới dạng dữ liệu, không phải in ra, là nguyên tắc.
Hãy hoàn thiện cơ chế đáp ứng 2 yêu cầu “tính xác thực (chống sửa đổi)” và “tính hiển thị (tìm kiếm)”.
Dùng công cụ đám mây thì nhiều loại tự đáp ứng yêu cầu, thực tế hơn làm thủ công. Chúng tôi cũng nhận tư vấn.
Tư vấn thuế & kinh doanh cùng Aquamarine
- Tư vấn lần đầu miễn phí
- Hỗ trợ tư vấn trực tuyến
- Hỗ trợ cả AI & số hóa
Nguồn & Tài liệu tham khảo
Bài viết được soạn dựa trên thông tin tại thời điểm đăng. Các quy định có thể thay đổi trong tương lai. Khi ra quyết định cụ thể, vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia.
